IT på SB

status pr. 1. november 1996

Jørgen Albretsen

Formål

I det følgende redegøres for Statsbibliotekets (SB) brug af Informationsteknologi (IT) som den ser ud pr. 1. november 1996. Oversigten er udarbejdet som et led i min introduktion som IT-projektmedarbejder ved SB. Det er hensigten på en kort og forhåbentlig overskuelig måde at gøre rede for, hvordan SB har opbygget sin organisering af IT, hvordan IT har indflydelse på den enkelte medarbejders arbejde, på fagsales og afdelingers samspil samt på den fremtræ den, som SB har i biblioteksverdenen i Danmark og internationalt. Desuden gives forslag til fremtidig brug af IT på SB.

Kort historisk gennemgang

SB startede brug af edb i 70'erne. I begyndelsen var der tale om terminalopkobling via modem eller lejet linie til bl.a. RECKU (Det Regionale Edb Center ved Københavns Universitet) og DIALOG. På RECKUs udstyr startede SB edb katalogiseringen af monografier som led i SAMKAT projektet. SBs brug af eget edb udstyr med centralanlæg startede med introduktio nen af SOL (StatsbiblioteketOnLine) systemet omkring 1981. I første omgang var SOL systemet kun tilgængeligt på selve SB eller via modem. I forbindelse med Aarhus Universitets (AU) udbygning af interne datanetværk op igennem 80'erne blev SOL systemet efterhånden tilgængeligt fra institutter og fakulteter under AU. Igennem AUs tilslutning til nationale og internationale netværk og med Internets udbredelse i 90'erne er der sikret en adgang til SOL og SB overalt i verden. Senest har dette manifesteret sig i en World Wide Web (WWW) brugergrænseflade til SB på adressen http://www.sb.aau.dk/. Desuden er SOL systemet direkte tilgængeligt på http://halley.sb.aau.dk/.

Administrationen af udlån blev gjort edb baseret i september 1990. Der er tale om en adskillelse fra det egentlige SOL system, så udlånssystemet kan fungere uafhængigt af driftsforstyrrelser i SOL systemet. Rent hardwaremæssigt er udlånssystemet baseret på RC900-serie udstyr i modsætning til SOL systemet, som kører på hardware fra RC9000-serien med software implementeret på grundlag af RCLib. Til katalogisering ind i SOL systemet benyttes RCKat.

Netværk - fysisk som logisk

Internt på SB skete der i forbindelse med starten af ombygningen og renoveringen i 1992 nytænkning i brugen af IT. Løbende blev fjernlån, udlån, fagsale og afdelinger flyttet fra tidligere netværk over på struktureret kabling, som opfylder den såkaldte kategori 5 kablings standard (også kaldet PDS) iflg. Statens regler for lokalnetværk. Krydsfelter med aktivt udstyr samler denne fysiske kabling og er igennem lysledere forbundet til en central ASTRA router, der sikrer hurtig og pålidelig datatransmission rundt på SB og eksternt til Internet.

I krydsfelterne kan der gennem softwarestyring logisk flyttes rundt på de enkelte tilkoblinger således, at belastningen af netværket kan udjævnes og midlertidige organisatoriske ændringer kan afspejles i netværket. I figur 1 er hele det fysiske netværk afbilledet. Der er tale om en meget teknisk oversigt; men den viser på den anden side omfanget af SBs nuværende netværk. Det fysiske netværk på SB Figur 1: Det fysiske netværk på SB

I efteråret 1996 planlægges internt på SB overgang til ATM (Asynchronous Transmission Mode) netværk for at klare den stadige forøgelse i belastningen af netværk. SBs tilslutning eksternt opgraderes tilsvarende til ATM el. lign. højhastighedsnetværk, når AU udbygger sin tilslutning til Internet.

Hvad det fysiske net angår, har SB et godt grundlag for at bære de videre udbygninger af IT. Bygningsmassen på den nuværende lokalitet kan ikke udvides nævneværdigt. Der er allerede planlagt netværkskabling til det Sundhedsvidenskabelige Bibliotek, som indrettes i den tidligere Fødselsstiftelse. I den forbindelse skal SBs interne netværk styrkes, da der bliver forøget kommunikation "ud af huset" samtidig med, at den forventede brug af IT internt vil stige. De grundlæggende ideer om kabling er fortsat gældende og har vist sig at være korrekte.

IT på den enkelte medarbejders computer

Det fysiske netværk som vist i figur 1 er for den enkelte medarbejder synligt i form af fælles ressourcer såsom programmer, databaser, fælles printere, og adgang til WWW ved brug af en Netscape browser. Skematisk kan det illustreres som på figur 2. Der er basalt set tre dele i denne opdeling

- ens egen arbejdsstation med evt. CD-ROM, egen printer, mv.
- netværket som forbinder en til andre systemer internt og eksternt
- servere, som kan indeholde SOL-system, CD-ROM server, lydfiler, dokumenter, WWW sider, osv.
Logisk billede af netværk Figur 2: Logisk billede af netværk

Servere kan f.eks give sig til kende i form af drevbogstaver F:, G: og H:, når man i Windows programmer åbner eller gemmer dokumenter. I relation til Internet har servere internt og eksternt navne ifølge internationale konventioner. Eksempler herpå er helios.sb.aau.dk, aauscion.aau.dk eller http://www.eb.com:180/.

Der er med denne kompleksitet således flere niveauer, hvor "ting kan gå galt". Dels på brugerens egen PC, dels via udfald i netværket og dels i forbindelse med serveren, herunder ustabil CD-ROM adgang eller ingen forbindelse til printer.

Der er en meget varieret brug af IT på SB. Der er ikke tale om, at alle skal kunne alting på alle tilkoblede computere. Almindelige SOL terminaler findes stadig rundt omkring men vil hurtigt glide ud til fordel for egentlige arbejdsstationer. I udlån er der en naturlig tilknytning til udlånssystemet, mens DABL benytter DanBib med en kraftig stigning i brug af WWW i forbindelse med opstart af DABL Infoline. I Fjernlånet er Aleph systemet netop taget i brug og er under indkøring. I Sektionen for Udenlandske Tidsskrifter benyttes DCTS systemet til at styre beholdningen.

Afhængigt af den enkelte medarbejders funktion har denne fra sin PC udover standardsoft ware som tekstbehandling og grafikprogram adgang til specialsystemer, f.eks. flex-systemet, RCKat, tidsskriftsbaser og andre specielle baser.

I relation til sikkerhed og fortrolighed sker der i løbet af det næste år en udvikling henimod en sikring og overvågning af den enkelte medarbejders computer. Der er ikke tale om en "big brother" model, bortset fra tilfælde, hvor der f.eks. foregår ulovlig kopiering af software. Derimod er det nødvendigt med en øget kontrol af den interne trafik på nettet, efterhånden som SB leverer IT-baserede ydelser ud af huset på Internet. En server på det interne net som betjener kunder både på det interne og de eksterne net skal sikres mod "hackning". Dette betyder, at en SB medarbejders computer også løbende skal beskyttes.

IT set fra lånerside

Almindelige SOL terminaler findes stadig i Rotunden; men der sker her højst sandsynligt ændringer, når kortkataloget fjernes i forbindelse med retrokonverteringens afslutning og introduktionen af RetroSOL. Desuden findes PC'ere på fagsalene, som benyttes til SOL søgning samt til CD-ROM betjening. Den seneste kraftige udvikling på fagsalene er netop sket i forbindelse med introduktionen af CD-ROM databaser og bibliografier, herunder ERL (Electronic Reference Library) fra SilverPlatter. Fra CD-ROM menuer og WinSpirs menuer på maskinerne kan pt. nås omkring 50 CD-ROM produkter.

På fagsalene findes for øjeblikket tre computere med adgang til Internet. Hver computer kan reserveres i op til to timer ad gangen.

Brugerundersøgelse ved SB

I første halvår af 1996 er der gennemført en undersøgelse blandt studerende og ansatte ved AU. Et interessant resultat herfra kan ses som en tidlig indikation på en fremtidig brug af IT på SB (se bilag, s. 30-32 fra Brugerundersøgelsen). Det anses som meget vigtigt, at SB integrerer sine baser med eksterne søgemuligheder, så SB i langt højere grad skal være en leverandør af relevant viden via net men stadig parallelt med en almindelig biblioteksfunk tion.

I relation til fagsalene er der en overvejende tilfredshed med, at personalet indledningsvis vejleder i brugen af søgeprogrammel men overlader det til brugeren selv at udføre søgninger ne såvel i SOL som på CD-ROM.

På fagsalene er der som nævnt for øjeblikket tre computere, som giver adgang til Internet. I brugerundersøgelsen (se bilag, s. 30-32 fra Brugerundersøgelsen) lægges der op til, at Statsbiblioteket åbner for en øget service ved at tilbyde søgning i eksterne databaser via Internet fra computere placeret inden for AU.

SBs anden store brugergruppe, folkebibliotekerne, er ikke behandlet i denne undersøgelse. Denne gruppe vil blive behandlet i senere undersøgelser.

IT til hviket formål

Det overordnede sigte med indførelse af IT er ikke altid blevt opfyldt. IT er potentielt til stede; men der mangler konkrete ønsker for at aktivere brugen af IT. En metode er en løbende videreuddannelse af personalet. Et vigtigt punkt er her, at den enkelte medarbejder bibringes lysten og mulighederne for at tilegne sig ny viden om IT, som giver nye muligheder i den pågældendes funktion på SB. TeamOffice konceptet med kalender, forum og mail er nu tilgængeligt på langt de fleste medarbejderes computere; men der er problemer med at få aktiveret brugen af disse faciliteter.

Der er således løbende behov for projekter internt på SB eller eksternt relateret, som giver mulighed for at engagere medarbejdere på tværs af fagsale og i øvrige funktioner (udlån, DABL, fjernlån, tidsskriftsamling, etc.) til i stigende grad

- at øse af egne erfaringer
- at lære nye synsvinkler på ens funktion
- at se hvor IT har en berettigelse
- at se hvor IT IKKE har en berettigelse

Det sidste punkt kan se mærkeligt ud sammenholdt med titlen på denne gennemgang. Det sigter på, at det ofte er nyttigt at overvåge IT udviklingen og først introducere produkter ind i en organisation, når det er åbenlyst, at der er en effektivitetsmæssig og arbejdsmæssig fordel derved.

Yderligere gør de hastigt faldende priser på selv kraftige arbejdsstationer, at der er en nemmere adgang til IT som det før nævnte bindeled. Hvad enten der er tale om Windows NT eller Windows '95 baserede maskiner, Apple Macintosh eller UNIX systemer, vil en sammen kobling via SBs net hurtigt kunne etableres til brug i nye projekter.

Prisen på softwarepakker falder ikke så hurtigt. Ved brug af faste leverandører med mulighed for flerbruger- eller sitelicens er det også et mindre problem. Senest har SB sammen med AU indgået en aftale om brug af Encyclopedia Britannica som sitelicens. Denne ordning vil blive fortsat med andre relevante CD-ROM eller WWW produkter.

Et igangværende projekt - DABL Infoline

DABL (DAnsk Biblioteks Lokalisering) Infoline henvender sig specifikt til bibliotekarer på folkebiblioteker med fjernlånsarbejde. Via WWW kommunikation til DABL på SB får denne gruppe en ny og forhåbentlig spændende faglig tilgang til brug af IT. Der kan her blive tale om et interessant eksperiment i den forstand, at de personer på SB, som får erfaringer med brug af IT i DABL Infoline er i en bedre position til at udtale sig om anvendeligheden af IT. Den igangværende implementering af DABL Infoline har indtil nu vist, at med den rigtige sammensætning af projektgrupper kan der hurtigt overføres viden, som ellers ligger "tavst" hos den enkelte medarbejder.

SB som virtuelt bibliotek

Allerførst skal dette begreb, virtuelt bibliotek, defineres nærmere. I ikke mindst den elektroni ske litteratur på Internet bruges begreberne elektronisk, digitalt og virtuelt bibliotek næsten i flæng. Elektronisk bibliotek dækker mere overordnet og angiver, at der er tale om en tilgang til biblioteket via Internet. Digitalt bibliotek vil sige, at samlingerne rent fysisk ligger i digital form på en samling af servere og kan hentes direkte via net. Virtuelt bibliotek kan betyde et digitalt bibliotek men snarere, at samlingerne fysisk befinder sig på forskellige biblioteker, mens brugeren af biblioteket via net vil se samlingen som et hele.

Et realistisk mål for SB er det virtuelle bibliotek. Set i sammenhæng med AUs planer om Institut- og Fakultetsbiblioteker passer det bedre at satse på et samlet virtuelt bibliotek for AU formidlet i et samarbejde med SB. Tilgængeligheden skal være ens, hvad enten man befinder sig internt på AU eller sidder eksternt på Internet med den begrænsning, at værker som f.eks. Encyclopedia Britannica grundet ophavsrettigheder og licenser kun kan bruges internt på AU.

Det er væsentligt, at der sker en ændring i brugerens syn på SB. I den før nævnte brugerunder søgelse ses SB for det meste som et traditionelt bibliotek. Et af de overraskende resultater er, at langt færre end forventet tænker på SB som en adgangsvej til søgning på Internet (se bilag). Fra brugerens sysnspunkt tænkes der langt mere ud fra et billede af SB som et sted, man går hen for at låne bøger og læse.

Målene for SB i forbindelse med planlægning af virtuelt bibliotek må være

- at der skal bruges ressourcer på at få profilen af SB set igennem det virtuelle bibliotek gjort mere dynamisk for den enkelte bruger

- at SB skal arbejde hen imod et bibliotek, hvor bøger, tidsskrifter og aviser er tilgængelige på en ny måde

- at det er en oplagt mulighed for at synliggøre SBs særsamlinger og gøre dem tilgængelige om ikke i digital form så med en form for oversigt, det være sig bibliografi eller en slags infoline facilitet

Et eksempel på synliggørelse af en særsamling er Projekt Dansk Lydhistorie, hvor dele af Mediesamlingen er tilgængelig via WWW. Af andre muligheder kan nævnes

- Avissamlingen, af omfangsmæssige grunde ikke i sin helhed, men udvalgte dele omhandlen de historiske eller kulturelle perspektiver.

- Kort- og Billedsamlingen, materiale såsom historiske kort eller samlingen af postkort med vægt lagt på billeder fra danske byer.

- Håndskriftsamlingen, breve og manuskrifter fra danske forfattere, såvidt materialet ikke er belagt med forbud mod offentliggørelse.

- Kvindehistorisk Samling, kvindesagens betydning i dansk kultur, også her under hensynta gen til begrænset offentlig adgang.

Disse punkter er mere tænkt ud fra historiske og kulturelle perspektiver; men de er baseret på iagttagelser og erfaringer fra lignende forsøg på WWW.

Hvordan kommer SB videre i relation til IT

Det må konstateres, at SB markant har skiftet holdning til brug af IT inden for de seneste år. Brugen af IT er inde i en kraftig stigning, som radikalt vil ændre SB. Eksternt er denne ændring dikteret af forhold såsom politisk tilskyndelse til øget brug af IT, AUs stigende krav til SBs serviceydelser baseret på IT, den eksplosive og til tider ukontrollerede vækst i Internet og den almindelige låners private brug af IT. Internt har en biblioteksfaglig tilgang til IT bevirket mange ændringer f.eks. den øgede brug af CD-ROM mediet; men der opstår let konflikter, når en biblioteksfaglig professionalisme konfronteres med en ufærdig og ustruk tureret viden bygget ind i et IT system.

De ovenfor nævnte ideer om tværgående projekter skal ses som et af mange forslag til en fornyelse af SB, ikke blot i forhold til IT, men også i relation til arbejdsgange og medarbej deres funktioner. Der er tale om en afbalancering. Hvornår kan man identificere et område, hvor IT-projekter har relevans og skal igangsættes? Det skal være en kombination af elemen ter såsom et behov, en interesse, en forandring, en nødvendighed, der afgør igangsættelse af IT-projekter, kombineret med en praktisk og budgetmæssig gennemførlighed. Det er bedre at skabe relativt små og afgrænsede IT-projekter, da de nemt kan tilpasses hurtigt skiftende krav, end at engagere sig i store IT-projekter, som let kan blive utidssvarende givet den hastige udvikling.

Organisatorisk og arbejdsmæssigt er der udfordringer i en udvikling af IT på SB. Det gælder om at holde fast i billedet af SB som et sted, hvor kvalificeret biblioteksservice gives, såvel i en traditionel forstand som i en elektronisk formidlet information. Kombineret med publika tioner som "En fremtid for Statsbiblioteket" og notatet "fra IT på SB - til SB på IT" er der grundlag for en nyttig debat.

20. november 1996,

Jørgen Albretsen

Bilag:
Side 30-32 (Tabel 5.6, 5.7 og 5.8) fra Brugerundersøgelse på Statsbiblioteket, PLS consult, September 1996.